Saisonniers ou permanents, vous pouvez être amené à réaliser vous-même le bulletin de paie de vos employés. Ce document essentiel, qu’ils devront conserver à vie, doit comporter l’ensemble des éléments nécessaires aux déclarations ultérieures, au calcul de leurs droits à la retraite, etc. Une erreur peut les pénaliser et vous exposer à des sanctions. Reprenons les règles principales devant guider l’édition sereine d’un bulletin de paie.
Les mentions obligatoires
Elles se déclinent en plusieurs catégories et constituent un minimum à indiquer sur un bulletin de paie pour assurer sa légalité.
L’identité des parties
Le nom et l’adresse de chacune des parties, ainsi que la désignation de l’entreprise à laquelle le salarié sera rattaché, constitue la première information essentielle. L’identité de l’entreprise doit être complétée par son code APE, son Siret et le nom de l’organisme auprès duquel elle verse ses cotisations sociales (avec son numéro d’identification).
Côté salarié, il est également nécessaire d’indiquer les mentions décrivant sa position au sein de l’entreprise : désignation précise de sa fonction, niveau et coefficient applicable.
La référence aux textes d’encadrement
En cas d’accord de branche, le nom de la convention collective doit figurer sur le bulletin de paie. En l’absence, la référence du Code du Travail suffira. Il s’agit ici de justifier les conditions appliquées quant aux congés payés, les délais de préavis, etc.
Le nombre d’heures effectuées
La base brute telle qu’indiquée au contrat doit figurer sur le bulletin, accompagnée de sa périodicité – mensuelle le plus souvent mais parfois hebdomadaire voire annuelle. Cette base pourra ensuite être complétée d’indications pour préciser le contexte de la période. En cas d’arrêt maladie ou de congés notamment, le détail sera inscrit pour ajuster la rémunération effective.
Les heures supplémentaires figurent séparées du forfait initial, afin de distinguer les taux de rémunération applicables.
Les cotisations sociales
La nature et le montant de l’ensemble des contributions sociales sont à inscrire, qu’elles soient à la charge de l’employeur ou du salarié. On trouve dans cette partie les cotisations de prévoyance (accident, maladie, invalidité), l’assurance chômage, l’accident de travail et la maladie professionnelle, et les cotisations retraite. Leur total, déduit du salaire brut calculé suivant les heures effectuées, déterminera le salaire net. Le montant total des exonérations de contributions sociales doit également apparaître.
La rémunération
Brute au départ, elle figurera nette en bas de la fiche de paie pour déterminer le montant que touchera effectivement le salarié. Le montant de l’impôt prélevé à la source complète le calcul du gain final. La date de versement, les accessoires de salaires – primes, titres restaurant et autres avantages – sont également à préciser.
Par ailleurs, le détail des congés pris durant la période doit être précisé avec le montant de l’indemnité correspondante.
Les mentions informatives
Afin d’aider le salarié à mieux comprendre son bulletin de paie, la loi oblige à indiquer la référence « pour plus d’informations, consultez le site Internet www.servicepublic.fr rubrique cotisations sociales ».
Enfin, la mention « conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée » est également obligatoire.
Les autres informations de la fiche de paie
Facultatives
Plusieurs mentions figurent généralement sur un bulletin de paie, par convention et n’ayant pas pour origine une obligation légale. A ce titre, nous retrouvons :
- le type de contrat conclu entre l’employeur et le salarié ;
- la date de début du contrat ;
- l’adresse et le numéro de sécurité sociale du salarié ;
- le solde des congés acquis durant la période en cours (généralement annuelle), ainsi que le récapitulatif des rémunérations perçues.
Strictement interdites
A contrario, la loi interdit de faire figurer toute information concernant le droit de grève ou l’engagement syndical d’un salarié.
Les sanctions encourues en cas d’erreur
Un bulletin de paie irrégulier peut être sanctionné de plusieurs manières. L’ensemble des erreurs commises devront en premier lieu être rectifiées. Une amende est fréquente, d’un montant forfaitaire de base de 450€ évolutif suivant la gravité des fautes commises. Elle peut être accompagnée de dommages et intérêts à verser au salarié concerné en cas de préjudice.
L’inscription des heures est à surveiller avec une attention particulière, car un total affiché inférieur au travail effectivement réalisé par un employé pourrait laisser penser à une volonté de réaliser du travail dissimulé, avec des poursuites à la clé.
Le formalisme imposé par le législateur quant aux documents liés à la paie protège tout un chacun de possibles abus. Les éditeurs de logiciel de paie respectent la norme demandée par le législateur et vous protégeront des plaintes éventuelles. Réalisez vos paies sans prendre de risques n'est donc plus une contrainte ! A défaut, une solution de paie en ligne pourra vous guider efficacement !
