Comment savoir si ma facture est conforme ?

Comment savoir si ma facture est conforme ?
WiziFarm
WiziFarm 27 sept. 2021

Document d’importance capitale pour toute société, la facture constitue un justificatif de l’existence des prestations, un détail des conditions négociées pour leur réalisation, un appui pour les comptes annuels et la base d’application des impôts et taxes comme la TVA. L’édition de la facture est très réglementée : ne risquez pas une amende pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, faute d’y inscrire toutes les mentions exigées. Suivez le guide, on vous détaille tout cela !

Une facture est un document qui est régi par plusieurs réglementations pour répondre à des fonctions :

  • Juridique : elle est la preuve d'une prestation réalisée ou d'un bien vendu. Elle permet au vendeur d'exiger le paiement de la transaction.
  • Commerciale : elle représente le contrat et l'accord des négociations commerciales.
  • Comptable : la facture fait partie des documents comptable qui servent de justificatif et permet de réaliser les comptes annuels.
  • Fiscale : elle est le support pour la collecte ou la déduction de la TVA. Elle servira de pièce de contrôle aux impôts.

La facture est un document qui doit être fourni dès qu'il y a une transaction entre professionnels. Lors de commercialisation à des particuliers, la facture est obligatoire dès le moment où la vente dépasse les 25€ TTC (Toute Taxes Comprises) ou dès qu'il s'agit de vente à distance.

Si vous entrez dans un de ces cas de figure, vous devez avoir des factures qui répondent à la réglementation.

1. Avoir toutes les mentions légales obligatoires sur ma facture

Les mentions légales doivent figurer sur chacune de vos factures.
L'absence de ces mentions peut entraîner une amende de 15€ de pénalité par mention manquante et par facture. Prendre 5 minutes pour vérifier que vos factures sont conformes peut vous faire économiser une somme non-négligeable.

L’identité du vendeur

Les premières mentions à faire figurer concernent l’émetteur de la facture, afin d’identifier qui fournit la prestation et encaisse le chiffre d’affaires. Indiquez dans ce cadre :

• Votre nom ou dénomination sociale,

• Votre adresse,

• La forme juridique de votre société si vous n’êtes pas en nom propre,

• Votre numéro de Siret et code NAF,

• Le numéro de votre enregistrement au RCS ainsi que la ville de rattachement.

Complétez par vos coordonnées email et téléphoniques qui pourront faciliter les échanges avec votre client au besoin.

L’identité de l’acheteur

Reste maintenant à préciser à qui la prestation ou marchandise est destinée. Le nom et les coordonnées postales de l’acheteur doivent figurer sur la facture, ainsi que l’adresse de livraison si elle est différente.

En cas de vente à l’étranger, le numéro de TVA intracommunautaire doit également apparaître. Nous vous conseillons, par tranquillité d’esprit, de l’indiquer dans tous les cas.

Les éléments de classement de la facture

Insistons sur ce point simple mais essentiel : la date d’émission de la facture et le numéro que vous lui attribuerez. En effet, la date sert de point de départ pour le délai de paiement dont bénéficie votre client pour vous régler. Vous pourrez ainsi de bon droit procéder aux relances et recours au besoin.

Le numéro de facture importe également, car la loi oblige à les éditer en suivant et dans l’ordre chronologique, sans rupture. En cas de contrôle, si votre comptabilité comporte une facture 71 puis une facture 73, vous devrez vous expliquer sur l’absence de la 72. Et chaque facture doit disposer d’un numéro unique différenciant, rendant la fraude plus difficile. Un bon classement permettra par ailleurs une meilleure gestion comptable.

Le détail de la prestation

La facture doit désigner avec précision la nature de la marchandise ou de la prestation vendue. Marque, matériau utilisé, référence, tout élément pouvant aider à comprendre l’objet de la transaction est ici bienvenu. Complétée de la quantité et du prix unitaire hors taxes, cette partie permet de détailler le prix total à payer.

Par principe de précaution, n’hésitez pas à faire figurer la date de livraison prévue, le lieu de livraison demandé, etc. Cela constituera une preuve de bonne foi en cas de litige.

Les éléments annexes

Tout ce qui peut influer sur le prix final doit être indiqué indépendamment : frais de livraison, montant de réduction ou autre ristourne accordée par exemple.

Les informations relatives à la TVA

Dans le cas classique, le montant de la TVA est indiqué au côté du taux applicable, ce qui permet de l’isoler pour la récupération. Certaines sociétés sont toutefois soumises à la franchise en base de TVA et ne la facturent donc pas. C’est le cas des micro-entreprises, qui doivent indiquer sur la facture « TVA non-applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts ».

D’autres cas peuvent conduire à une exonération de TVA, comme la livraison intracommunautaire de biens entraînant l’inscription de la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI ».

Le prix final à payer

Il va de soi qu’à la suite des éléments précités, le prix final TTC doit apparaître, simple addition du prix total HT, des éléments annexes et du montant de TVA calculé.

Les conditions de règlement

Elles déterminent vos mouvements de trésorerie et ne sont pas à prendre à la légère. Indiquer les conditions de délai négociées sur la facture donne obligation au client de procéder au paiement. Il s’expose à défaut à un recours et à des frais.

L’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement doit figurer sur la facture et sur vos conditions générales de vente.

Profitez-en pour inscrire le détail des pénalités encourues, dont le taux minimal correspond à 3 fois le taux d’intérêt légal.

En leur absence, c’est vous-même qui pourriez être sanctionné d’une amende allant jusqu’à 15 000 € !

Ne négligez pas l’élaboration de vos factures. Claires, elles renvoient une image du sérieux de votre société auprès de vos clients et partenaires. Précises, elles vous mettent à l’abri d’incertitudes en cas de contrôles des autorités compétentes. Vous voici armé pour les réaliser en toute confiance !

2. Comment Facturer ?

Dans le cadre de le cadre de la facturation, vous devez identifier qui sont vos clients. Travaillez-vous avec des clients professionnels, des personnes publiques, des particuliers ? Car, au-delà des mentions obligatoires, vous devez respecter des réglementations qui sont propres à chaque typologie de vos clients.

Facturer des professionnels

Lorsque vous facturez des entreprises vous devez respecter les conditions suivantes :

  • votre facture doit posséder les mentions obligatoires citées précédemment
  • elle doit être rédigée en français. Si vous travaillez avec des entreprises étrangères, vous pouvez fournir une facture dans une autre langue, mais l'administration vous demandera une traduction de celle-ci.
  • elle doit être émise en 2 exemplaires. Un des exemplaires est transmis au client pendant que le second est conservé par l'entreprise. Les factures émises ne peuvent pas être supprimées ou modifiées.
  • les factures peuvent être transmises au format papier ou sous un format électronique (ex : facture en .pdf)

Il est a noter que l'article 153 de la loi de finances 2020 va rendre obligatoire la facturation électronique dans le cas de la commercialisation en B2B. Dès la mise en application de cette loi, toutes les sociétés devront être capables de réceptionner des factures électroniques. Pour les obligations d'émissions des e-factures, elles seront mises en place progressivement, à partir de 2024, en fonction de la taille des entreprises.

Facturer une personne publique ou une collectivité locale

Si vous travaillez avec des personnes publiques ou des collectivités territoriales, vous êtes, depuis 1 janvier 2020, obligé de dématérialiser votre facturation.

Vous devez générer une facture électronique sur la plate-forme Chorus Pro. Cette plate-forme permet :

  • le dépôt ou la saisie d'une facture
  • le suivi du traitement de vos factures par l'administration publique
  • l'ajout de pièces complémentaires
  • la consultation des engagements des services de l'Etat

Certains logiciels de facturation permettent d'émettre des factures en pdf qui sont téléchargeables directement sur le portail Chorus-Pro. Ainsi, vous n'êtes pas obligé de ressaisir votre facture ou d'avoir plusieurs outils de gestion.

Facturer des particuliers

Depuis janvier 2018, la loi anti-Fraude à la TVA est en application. Il s'agit de l'article 286_I-3°bis du Code Général des Impôts.
Elle concerne les professionnels assujettis à la TVA, qui vendent des biens ou des services à des particuliers et disposant d'un système de caisse informatisé.

Si vous êtes dans ce cas de figure, l'outil de facturation que vous utilisez doit répondre à 4 conditions autour du traitement des données pour être conforme à la réglementation. Ces 4 conditions sont :

  • Inaltérabilité
  • Sécurisation
  • Conservation
  • Archivages

Le respect de ces grandes conditions est porté par votre éditeur de logiciel qui doit pouvoir vous fournir une attestation d'éditeur ou un certificat de conformité. Sur ces documents doit figuré la version de votre logiciel ou système de caisse ainsi que votre nom.
Vous êtes tenu de fournir ce document en cas de contrôle. Si vous n'êtes pas en mesure de le fournir, vous êtes alors amendable de 7 500 € renouvelables.

Un arbre décisionnel vous permet de vérifier si vous êtes tenu d'avoir un outil de facturation conforme à la loi anti-fraude à la TVA : https://www.impots.gouv.fr/portail/suis-je-oblige-davoir-un-logiciel-de-caisse-securise

De nombreux outils de facturation, comme Kuupanda, existent aujourd'hui sur le marché avec des spécifications en fonction de votre activité ou de la typologie de votre clientèle. Avant de choisir votre logiciel de facturation, vous devez :

  • identifier vos différents clients (particuliers, professionnels, collectivités, tous),
  • connaître vos contraintes d'organisation (est-ce que je travaille seul ou à plusieurs ? est-ce que j'ai besoin de mobilité dans ma facturation)
  • réfléchir à votre façon de commercialiser vos produits (vente directe, vente par Internet, vente par les réseaux sociaux, un mélange de tout)

Une fois ces différents points validés, il vous faudra choisir un outil qui soit évolutif et réactif afin de répondre aux contraintes réglementaires, mais surtout il devra vous permettre de gagner en productivité !

Pour en savoir plus

Mentions obligatoires sur les factures : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Nouvelles mentions à avoir sur ses factures depuis le 1er Octobre 2019 : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires

Mentions obligatoires d'une facture : tout savoir : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires

Facturation entre professionnels : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208

Quel est le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ? https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnel/questions/quel-est-le-champ-dapplication-de-lobligation-de-detenir-un-logiciel-de

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